Inhoudsopgave
Een apostille is een efficiënte manier om je officiële documenten te legaliseren. Het is naast de methode van het versneld legaliseren van documenten ook een stempel of sticker van de rechtbank om aan te tonen dat een handtekening op een document echt is.
Het proces is vereenvoudigd ten opzichte van een “normale” legalisatie. Waarbij een normale legalisatie vaak langs de rechtbank, het Consulair Dienstencentrum en de ambassade moet, hoeft een apostille slechts door een beëdigd vertaler of notaris gecontroleerd te worden. Dit heeft allemaal te maken met het Apostille-verdrag uit 1961.
Het Apostille-verdrag
Nederland is net als vele andere landen aangesloten bij het Apostilleverdrag. Op 5 Oktober 1961 werd het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, oftewel het Apostilleverdrag, getekend in Den Haag. Met de Apostillestempel die kan worden gehaald in een van deze aangesloten landen, kan het desbetreffende document ook worden gebruikt in een ander land wat aangesloten is bij het “Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten” (Wikipedia, 2022).
In de Europese Unie is sinds 2019 ook de “verordening openbare documenten” van toepassing (NVVB, 2016). Hierbij zijn documenten vrij van legalisatie als ze onderstaande feiten vaststellen:
• Jouw nationaliteit of afstamming
• Jouw geboorte (ook de plaats en tijd)
• Jouw naam
• Jouw woon- en/of verblijfplaats
• Jouw in leven zijn
• Jouw overlijden
• Jouw huwelijk(sbevoegdheid) of geregistreerd partnerschap
• Jouw woon- en/of verblijfplaats
• Jouw adoptie
• Jouw deelnamemogelijkheid aan verkiezingen van het Europees parlement
Buiten de Europese Unie wordt bij bovenstaande documenten ook nog altijd een Apostille gevraagd. Een apostille aanvragen kan enkele weken tot maanden duren en is volledig afhankelijk van het soort document en de instanties.
Apostille aanvragen
Als je in Nederland een apostille wil halen voor een van jouw documenten of aktes moet u dit doen bij een rechtbank. Hier zijn wel kosten aan verbonden. Je kan zelf dit aanvragen, maar kan ook een externe partij of extern persoon dit laten doen. Hier hoef je geen machtiging voor te geven aan de instantie of externe persoon.
De aanvraag van een apostille verschilt per rechtbank. Bij elke rechtbank loopt het proces net iets anders, wel kan je zelf kiezen naar welke rechtbank in Nederland je gaat. Bij sommige documenten, zoals diploma’s, belastingdocumenten en medicijnverklaringen dien je eerst het document te laten legaliseren door een organisatie die hierin gespecialiseerd is. Ook is het aan te raden een beëdigd vertaler in te huren voor dit proces. Dan is in één klap je document vertaald en gelegaliseerd.